Как оформляется замещение временно отсутствующего работника

Содержание

Расчет доплаты за замещение временно отсутствующего работника

Как оформляется замещение временно отсутствующего работника

Доплата за замещение временно отсутствующего работника — это основной вид оплаты труда работника, который будет замещать отсутствующего коллегу. Разберемся, как правильно оформить надбавку, как установить размер. Рассмотрим примеры начислений для разных ситуаций.

Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время.

Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть.

Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.

Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

Категории замещений

В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

Оплата труда и оформление временного перевода

Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту (ст. 182 ТК РФ).

При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
  2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
  3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

Совмещение профессий и увеличение объема работ

Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

Образец предложения дополнительной работы

2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

На период выполнения работ по замещению сотрудник не освобождается от своих основных обязанностей.

О размере доплат за замещение

Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.

Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

10 000 / 21 × 15 = 7142,86 рублей.

Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Суммы можно учесть в фонде оплаты труда при исчислении налога на прибыль.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в ТК РФ, требования и правила взаимодействия

Как оформляется замещение временно отсутствующего работника

Найм Труда > Трудовые отношения > Как и когда осуществляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника согласно ТК РФ

Любые предприятия рано или поздно сталкиваются с ситуацией, когда кто-то из сотрудников временно вынужден отсутствовать. Обычно это связано с болезнями или отпусками, длительным обучением.

Но обязанности этой должности никуда не делись. Тогда и помогает замещение тех, кого сейчас нет. Процедура оформления исполнения обязанностей временно отсутствующего работника согласно ТК РФ не так сложна.

Достаточно заранее узнать некоторые нюансы.

Временно отсутствующие и временно исполняющие сотрудники: законодательство

Приказы и табели учета – основные документы, где фиксируются сведения относительно граждан после приема на работу. На основании этой информации потом определяют вознаграждение за труд.

При отсутствии сотрудника на предприятии в паспорт вносят отметку. В ней дают подробное описание для оснований, но это не равнозначно праву увольнения. Госкомстат РФ выпустил Постановление №1, где описывают кодировку для различных причин отсутствия. Из необходимой информации отмечают описание сохранения зарплаты на период, либо её отсутствия.

Временно отсутствующими признают тех, кого некоторое время нети на рабочем месте по серьёзным причинам. То есть, текущее законодательство не нарушается.

На этапе создания компаний руководство разрабатывает штатные расписания. В них написано, сколько человек требуется для выполнения той или иной задачи за определенное время. Разовое отсутствие подчинённого серьёзного ущерба не приносит. Другое дело – когда временный период такого события длинный. Поэтому законы разрешают оформлять другого человека на ту же должность.

Какие люди могут исполнять обязанности?

Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.

Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.

Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.

О законодательной базе

Здесь можно взять за основу несколько документов:

  • статья 60.2 ТК РФ;
  • статья 72.2 ТК РФ.

В обеих статьях пишут о порядке привлечения к работе и сотрудничеству. Главное – чтобы из-за такого совместительства второе рабочее место не было аналогично первому, если оно имеется. Иначе права граждан с большой вероятностью посчитают нарушенными.

Причины введения замещения

Согласно ТК РФ, у всех штатных сотрудников есть право на равноценную оплату и труд, отдых, другие дополнительные гарантии. Следующие причины считаются законными основаниями для отсутствия на работе:

  1. Медицинские показания, либо необходимость оформить какие-либо специальные разрешения.
  2. Исполнение государственных обязанностей. Пример – когда принимают участие в военных сборах.
  3. Повышение квалификации, если руководство ранее выпустило соответствующий приказ.
  4. Обучение согласно графику, установленному в учреждении.
  5. Болезни, включая беременность и роды.
  6. Направление в командировку.
  7. Ежегодный либо административный отпуск.

В чём разница между врио и замещением?

Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.

Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.

Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками.

У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах.

Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.

Замещение: сроки

Замещение оформляют на срок, который необходим для полного использования ученических или ежегодных отпусков, оформленных ранее. Но гражданину дают право «досрочно» отказаться от отработки по собственному желанию. Главное – предупредить руководство минимум за три рабочих дня в письменной форме.

Работодатели тоже имеют право снять с сотрудников дополнительные обязанности.

При переводе ВРИО на должность закон вводит несколько иные правила. Например, они могут находиться на должности до 12 месяцев, если удалось достичь взаимопонимания со второй стороной. После окончания этого времени заново решают вопрос о возобновлении работы, либо возврате прежнего сотрудника. На срок более месяца можно оформлять временные переводы только в экстренных случаях.

О доплатах и компенсациях, гарантиях

Принцип обязательного вознаграждения за любые выполненные объемы работы – один из главных при построении рабочих отношений между сторонами. Но замещение и совместительство отличаются от обычных рабочих схем, которые применяются на предприятиях. Поэтому и оплата труда организуется по-разному.

Замещение ВРИО предполагает специальные доплаты согласно действующему законодательству. Стороны договариваются о суммах заранее, опираясь на указанный объём работы.

Но чаще всего руководители просто вписывают условие по доплатам во все локальные акты, применимые к сотрудникам. Чтобы не тратить время и силы на разработку индивидуальных предложений. Обычно используются нормативы относительно определенных должностей. Учитывают время, которое было отработано фактически.

Совместительство предполагает организацию отдельной должности, поэтому порядок вознаграждений тоже будет иным. Совместители могут рассчитывать не только на ежегодные отпуска, но и на другие гарантии, предусмотренные для разных категорий сотрудников. В режиме замещения только доплачивают за обязанности, выполненные на протяжении указанного временного промежутка.

Рекомендации по оформлению

Обязательное требование – оформление приказа по организации. Для документа отсутствует унифицированная форма, разработанная на законодательном уровне. Допускается ситуация, когда кадровая служба готовит приказ самостоятельно. Письменные сведения включают в себя:

  • должность, по которой на сотрудника возлагаются обязательства;
  • ФИО;
  • доплату за исполнение обязательств в необычном режиме.

Необходимость издания отдельных приказов возникает в случаях, когда отсутствие на работе не связано с инициативой руководителя. Или когда другие специальные виды оформления не используются.

Вопрос стандартно решается в приказах и сообщениях, связанных с получением командировки или отпуска. С постановлениями всегда знакомят обоих подчинённых, заинтересованных в решении вопроса. Потом сведения помещают в личное дело, связанное с тем или иным гражданином.

Случаи с заменой руководителя

Отдельного порядка для замещения временно отсутствующего директора сейчас не предусмотрено.

Обычно его обязанности выполняют штатные сотрудники или другие лица, наделенные соответствующими полномочиями. Если штатных заместителей несколько, то временные обязанности возлагаются на первого из них.

Один из заместителей по ключевому направлению деятельности выполняет функции при отсутствии другой информации.

Лучше разработать схему замещения ещё на первых этапах работы предприятия, тогда в дальнейшем будет проще избежать ошибок. Это особенно важно для руководящего звена.

В приказе о распределении обязанностей отдельно утверждают возможные схемы. Отдельно прописывают взаимное замещение между сотрудниками одного и того же уровня.

Неадекватные замены и правовые последствия

На практике часто возникают споры, связанные с решениями руководства, принятыми в той или иной ситуации. С правовыми рисками больше всего сталкиваются компании, где руководителя замещают не те сотрудники, у которых подобные обязанности и права закреплены согласно штатному расписанию. Поэтому так важно заранее разработать учредительные документы, где регламентируются все важные вопросы.

Гораздо проще обстоят дела со штатными заместителями. Для них не требуется дополнительного оформления, ведь это стандартная функция, прописанная изначально. Но другие могут приступать к исполнению обязанностей руководителя, только если последний отсутствует.

Разницу между фактическим окладом и вознаграждениям руководства выплачивают таким категориям подчинённых:

  1. Штатные заместители.
  2. Помощники руководителя.
  3. Другие лица, временно исполняющие обязанности.

При этом временное замещение в любой форме допустимо только в том случае, если вторая сторона согласилась с предложением в письменной форме. Игнорировать отказ можно только при наличии следующих обстоятельств:

  • эпидемии и массовые заболевания животных;
  • забастовки и голодовки;
  • землетрясения;
  • пожары и возгорания;
  • несчастные случаи;
  • производственные аварии;
  • катастрофы природного, техногенного характера.

Длительность переводов даже при таких условиях не может превышать 1 месяца. Человек не может отказаться от обязанностей, даже если в исходном соглашении отсутствуют подробные описания.

Согласия замещающего не требуется, если договорные отношения прекращаются при замещении. Такие назначения чаще носят временный характер и прекращаются автоматически. После наступления указанного срока или события всё возвращается к прежнему состоянию.

При временном отсутствии подчиненных часто назначают тех, кто исполняет их обязанности на протяжении конкретного промежутка времени. В большинстве случаев вторая сторона должна дать письменное согласие.

Исключение – для ситуаций, когда подобные функции изначально прописаны в контрактах. Тогда меньше всего требований, связанных с оформлением.

И времени, и сил тратится гораздо меньше, вопросы решаются без дополнительных рисков.

Как предложить работнику выполнять дополнительную работу, узнайте в этом видеоматериале:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/ispolnenie-obyazannostej-vremenno-otsutstvuyushhego-rabotnika-tk-rf.html

Замещение временно отсутствующего работника: как оформить, как оплачивается

Как оформляется замещение временно отсутствующего работника

Замена временно отсутствующего сотрудника может потребоваться на предприятии в различных ситуациях.

Например, такая необходимость возникает в случае отпуска или болезни работника, если он выполняет важные функции, без которых предприятие не сможет функционировать (работа на станке, поточном производстве и т. д.). На остальных должностях к замещению прибегают обычно при уходе в декретный отпуск.

Замещение – это возложение функций временно отсутствующего работника на другого человека. Причем такая замена будет являться совмещением, если работа выполняется другим сотрудником предприятия при сохранении прежней должности. Иногда функции возлагаются на человека, только что принятого как раз на эту должность. Это влияет на то, как будет:

  1. оформляться замещение;
  2. производиться оплата.

Работодатель, дабы не нарушить права оформляемого работника, должен руководствоваться трудовым законодательством.

Когда оформляется замещение?

Замещение сотрудника спрогнозировать не всегда возможно. Если время ухода в отпуск или в декрет хотя бы примерно известно заранее, то угадать, когда человек сядет на больничный или выздоровеет нельзя. Чаще всего замещение оформляется, если основной работник:

  • заболел;
  • ушел в отпуск (в том числе декретный);
  • не может временно вести трудовую деятельность по иным обстоятельствам (в случае смерти близкого человека, например).

От сложившихся обстоятельств зависит то, сколько времени есть у работодателя для поиска человека, на которого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника.

Вариантов тут всего два: оформить совмещение/замещение одному из действующих работников, принять на работу нового по срочному договору.

Когда времени в обрез, обычно выбирают первый вариант, а для длительного замещения (при декрете) могут брать и нового сотрудника.

Замещение другим работником

Чаще всего работодатели сталкиваются с необходимостью замещения внезапно, что сильно укорачивает время поиска замены. Поэтому они предпочитают передать функции отсутствующего работника другому сотруднику. Такое допускается при учете правил, обозначенных в ст. 72.2 ТК РФ.

К сожалению, многие работодатели перекладывают часть ответственности отсутствующих сотрудников на текущих служащих, не доплачивая за это. Такая практика нарушает права работников.

Если вам навязали чужие должностные обязанности, напомните работодателю, что за это он должен платить дополнительно.

Более того, в большинстве случаев для передачи этих полномочий работодатель должен получить согласие от сотрудника, на которого эти функции будут возложены.

Добросовестный работодатель должен произвести замещение в полном соответствии с законом. Ему необходимо соблюдать следующие правила:

  1. замещение другим сотрудником предприятия возможно, но при увеличении конечной зарплаты (при совместительстве);
  2. заместителю могут быть вменены обязанности не только по его должности;
  3. назначение сотрудника на роль замещающего возможно только с его письменного согласия (за исключением случаев, прописанных в абз. 2 ст. 72.2 ТК РФ);
  4. при оформлении замещения составляется дополнительное соглашение, если сведения о подмене не прописаны в трудовом договоре;
  5. существует предельная длительность замещения (в чрезвычайных ситуациях и без согласия сотрудника – 1 год, в остальных случаях эти правила прописываются во внутренних нормативных документах организации).

Все эти правила обозначают права и обязанности каждой из сторон в случае замещения одного сотрудника другим.

Можно ли отказаться от замещения?

Поставить человека на другую должность на время отсутствия основного сотрудника работодатель может, только получив у замещающего письменное согласие на это. Однако из этого правила есть исключения. Так, в абз. 2 ст. 72.2 ТК РФ говорится, в каких ситуациях человека могут временно перевести на другую работу даже если он откажется. Это касается следующих ситуаций:

  • природные и техногенные катастрофы;
  • аварии, произошедшие на производстве;
  • несчастные случаи, возникшие во время трудовой деятельности;
  • пожары и возгорания;
  • землетрясения;
  • наводнения;
  • забастовки и голодовки;
  • эпидемии, а также массовые заболевания животных;
  • другие ситуации, в которых имеет место прямая угроза жизни населения или его нормальному проживанию.

Если что-то из этого произошло, то работодатель имеет право назначить на должность другого сотрудника. Однако длительность такого перевода не может быть больше 1 месяца. Причем отсутствие указаний на эти обязанности в трудовом договоре не освобождает человека от их выполнения.

Когда отсутствие сотрудника никак не связано с перечисленными обстоятельствами, работодателю приходится договариваться с другим рабочим, чтобы он взял на себя дополнительные обязанности. Без этого составлять приказы и другие внутренние документы не имеет смысла. Более того, принуждение может повлечь за собой административную ответственность работодателя.

Порядок оформления

Итак, работник дал согласие временно выполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Что в таком случае нужно делать? Как оформить замещение временно отсутствующего работника? Поэтапно это будет выглядеть следующим образом:

  1. Получение письменного согласия от работника. Единой формы законодательство не устанавливает, поэтому достаточно написать его на бланке организации и изъявить готовность выполнять обязанности отсутствующего сотрудника. Обязательно в документе нужно отразить: сведения о сторонах (сотруднике и работодателе), причину замещения и его длительность, должность, на которую переходит (или которую совмещает) сотрудник. Далее заявление подписывается, ставится подпись составителя. Если замещение связано с чрезвычайными ситуациями – этот пункт пропускается.
  2. Составление дополнительного соглашения. Его оформление необходимо, так как в основном трудовом договоре не прописываются условия замещения. В допсоглашении указывают, какую должность будет занимать сотрудник, какие функции на него возлагаются. Обязательно здесь прописываются условия оплаты и длительность такого замещения.
  3. Оформление приказа на замещение. Обязательно нужно в нем прописать, кто кого и по каким причинам замещает. Сама же форма приказа ничем не отличается от того, который оформляют обычно. Возможно использование формы Т-5 или Т-5а. После составления и подписания с приказом нужно ознакомить работника (он в случае согласия проставляет свою подпись). В документе также прописываются условия оплаты (тарифная ставка, оклад или иные формы вознаграждения).

Скачать заявление на замещение временно отсутствующего работника (образец)

Скачать образец приказа на замещение

Примечательно, что иногда работника не переводят на должность отсутствующего сотрудника, а оформляют внутренним совместителем. Получается, он одновременно выполняет обязанности по своей и временно вмененной должности. Тогда все нюансы взаимоотношений устанавливаются на основании ст. 60.2 ТК РФ. Само оформление происходит несколько иначе, т. к. основную свою должность человек не освобождает.

Прекращение трудовых отношений по временной должности не требует получения согласия замещающего, т. к. такое назначение носит временный характер. По окончанию заранее установленного срока он возвращается к выполнению исключительно своих обязанностей, а отсутствующий работник возвращается на свою должность.

Если вдруг основной работник во время отсутствия решил уволиться совсем, то работодатель на его месте может оставить временно выполняющего обязанности (при получении от него согласия) или найти нового сотрудника.

При согласии сотрудника дополнительное соглашение утрачивает силу, а с ним заключается новый трудовой договор. Обычно предполагается, что прежнюю должность такой человек освобождает.

К такому предложению люди относятся положительно чаще всего, если на ней больше зарплата, есть перспективы для будущего роста.

Если заместитель – новый работник

Иногда работодатель принимает решение на место временно отсутствующего сотрудника взять другого человека. В этом случае оформление производится так же, как и при обычном принятии на работу, но с одной оговоркой – трудовой контракт является срочным, т. е. заключается он на определенный промежуток времени. Особенности его составления обозначены в ст. 59 ТК РФ.

Руководителю при отборе соискателя лучше сразу обозначить, что прием на работу будет временным. Ведь не каждый согласиться прийти в новую организацию на месяц. Вообще, такой формат трудовых отношений более логично использовать в случае временного отсутствия основного сотрудника по причине ухода в декретный отпуск.

Особенности оплаты

Одним из наиболее важных вопросов является то, как оплачивается замещение временного отсутствующего работника. Тут важно учитывать обстоятельства, из-за которых возникла сложившаяся ситуация.

Если человека перевели на другую должность из-за чрезвычайных обстоятельств, то минимальный размер труда определяется согласно абз. 4 ст. 72.2 ТК РФ. Такой сотрудник на новом месте должен получать не меньше размера своего обычного заработка. Стороны могут договориться и об увеличении этой суммы, например, по результатам работы.

Когда никаких чрезвычайных ситуаций замещению не предшествовало, а сотрудник согласился занять временно другую должность, размер оплаты его труда обсуждается и рассчитывается индивидуально. Особенности таких договоренностей отражаются в дополнительном соглашении.

Обычно на конечный размер влияют:

  • сложность и количество работы на временной должности;
  • уровень квалификации;
  • условия труда.

Фактически, зарплата может быть выше или ниже, чем на основной должности. В случае совмещения речь идет уже о доплатах.

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/zameshhenie-vremenno-otsutstvuyushhego-rabotnika

Как оформить замещение отсутствующего сотрудника

Как оформляется замещение временно отсутствующего работника

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2010, N 7

Как оформить замещение отсутствующего сотрудника

Как правильно оформить замену временно отсутствующего сотрудника? Что выгоднее: временный перевод, совместительство, срочный трудовой договор или совмещение? Насколько законна приставка “и. о.” и двойные должности? Об этом и многом другом пойдет речь в статье. Кроме того, чтобы облегчить вашу работу, мы приведем образцы документов, заполняемых при совмещении должностей.

Примечание. См. статью М. Косульниковой “Внутренние переводы: оформляем правильно” на с. 42 журнала N 12, 2009.

Варианты оформления замещения

Существуют следующие варианты кадрового оформления замещения временно отсутствующего работника:

– временный перевод;

– совместительство;

– срочный трудовой договор;

– совмещение профессий (должностей).

Рассмотрим их подробнее.

Временный перевод

В данном случае речь идет о временном изменении трудовой функции сотрудника или структурного подразделения, в котором трудится работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. А в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, – до выхода такого сотрудника на работу (ст. 72.2 ТК РФ).

Итак, при согласии сторон с переводом следует внести изменения в трудовой договор посредством подписания дополнительного соглашения. Для оформления перевода применяют форму N Т-5 либо форму N Т-5а, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1). Далее на основании приказа о переводе делают отметки в разделе “Прием на работу, переводы на другую работу” в личной карточке сотрудника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а).

Отметим, что при временных переводах запись в трудовую книжку работника не вносится.

Примечание. См. статью Н. Ершовой “Заполнение формы N Т-5 (приказ о переводе работника)” на с. 22 журнала N 7, 2006.

Совместительство

Совместительство – это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Работа по совместительству может быть осуществлена сотрудником как по месту его основной работы (внутреннее совместительство), так и у других работодателей (внешнее совместительство) (ст. 282 ТК РФ).

Учтите, что продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. Вместе с тем в дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он вправе трудиться по совместительству полный рабочий день.

При этом в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников (ст. 284 ТК РФ).

Отметим, что не допускается работа по совместительству для следующих лиц:

– в возрасте до восемнадцати лет (ст. 282 ТК РФ);

– на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями (ст. 282 ТК РФ);

– труд которых связан с управлением или движением транспортных средств (не разрешается аналогичная работа по совместительству) (ст. 329 ТК РФ);

– в других случаях, предусмотренных законодательством.

При заключении трудового договора будущий совместитель должен предъявить работодателю следующие документы (ст. ст. 65 и 283 ТК РФ):

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

– документ об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенные копии (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки при необходимости);

– справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на тяжелую работу, работу с вредными или опасными условиями труда).

При этом не потребуются трудовая книжка и документы воинского учета.

С точки зрения документооборота нужно оформить следующие документы: трудовой договор и приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1).

На основании приказа заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и лицевом счете работника (форма N Т-54 или N Т-54а). При этом в соответствии со ст.

66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Отметим, что трудовое законодательство позволяет по соглашению сторон заключать с совместителями срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ).

Примечание. См. статью Е. Самариной “Отдельные вопросы, связанные с работой совместителей” на с. 14 журнала N 7, 2006.

Срочный трудовой договор

Законодательство позволяет на время исполнения обязанностей отсутствующего работника заключить с другим гражданином срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ).

В данном случае следует оформить те же документы, что и при приеме на работу обычного сотрудника. Речь идет о следующих документах: трудовом договоре, приказе (распоряжении) о приеме на работу (форма N Т-1).

На основании приказа заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС))и лицевом счете работника (форма N Т-54 или N Т-54а). Также следует внести запись в трудовую книжку работника (ст.

66 ТК РФ).

Заметим, что трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого сотрудника на работу (ст. 79 ТК РФ).

Совмещение профессий (должностей)

Согласно ст. 60.2 ТК РФ работнику с письменного согласия может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

При этом поручаемая сотруднику дополнительная работа может осуществляться путем:

– совмещения профессий (должностей);

– расширения зон обслуживания;

– увеличения объема работ.

Отметим, что для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника сотруднику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Учтите, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Как правило, совмещение оформляют посредством подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и издания соответствующего приказа. При этом внесение записи в трудовую книжку не производится.

Итак, оформлять замещение работника можно посредством:

– временного перевода (сотрудник выполняет только работу за замещаемого работника);

– совместительства (сотрудник выполняет работу за замещаемого работника в свободное от основной работы время);

– заключения срочного трудового договора (осуществляется временный прием на работу нового сотрудника);

– совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ; речь здесь идет о дополнительной оплачиваемой работе, которая выполняется в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой.

Как видите, для работодателя экономически оптимальным является вариант перераспределения части обязанностей временно отсутствующего работника на сотрудника своей фирмы без отрыва последнего от исполнения основных трудовых обязанностей. Так что далее мы подробно рассмотрим вопросы, возникающие именно при совмещении профессий (должностей).

Нюансы совмещения

Оформляем документы

Как правило, сначала работодатель направляет сотруднику соответствующее предложение о совмещении должностей (см. пример 1), где указываются содержание и объем работы, а также срок ее исполнения.

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью “АртДизайн”

Бухгалтеру по заработной плате

Филимонычевой Елене Владимировне

Предложение

О совмещении должностей

N 17 от 15.06.2010

Уважаемая Елена Владимировна, предлагаем Вам в соответствии со ст. ст. 60.

2 и 151 Трудового кодекса Российской Федерации на период отсутствия инспектора по кадрам Ивановой Антонины Степановны в связи с предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой должности за дополнительную оплату:

– должность – инспектор по кадрам;

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-oformit-zameshchenie-otsutstvuyushchego-sotrudnika

Как оформить временное замещение отсутствующего сотрудника – НалогОбзор.Инфо

Как оформляется замещение временно отсутствующего работника

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

  • гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);
  • другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).

Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

  • совмещения профессий (должностей);

Временное замещение и совмещение

Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:

  • повышением квалификации и т. п.

Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Продолжительность рабочего времени

Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата

При временном замещении должностей сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Документальное оформление

Перед оформлением временного замещения организация должна получить письменное согласие замещающего сотрудника. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

  • работу по должности, ее содержание и объем;
  • размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);
  • срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Совет: если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме.

В некоторых случаях при временном замещении с сотрудником нужно дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241–243 ТК РФ).

При необходимости сведения о временном замещении можно указать в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника по форме № Т-2.

Организации также вправе применять самостоятельно разработанную форму личной карточки (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Пример оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издал приказ о временном замещении.

Материальная ответственность

При временном замещении нужно заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудниками:

  • непосредственно обслуживающими или использующими деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;
  • достигшими 18-летнего возраста;
  • должность или работа которых отнесены к числу допустимых для заключения подобного договора.

Полный перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Трудовая книжка

В трудовую книжку сотрудника сведения о временном замещении профессий (должностей) не вносите.

Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не относится к сведениям о работе, которые необходимо вносить в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п.

 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Досрочное прекращение работы

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от временного замещения профессий (должностей), а работодатель – досрочно отменить поручение о выполнении работы.

О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за три рабочих дня.

Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/trudovye_otnoshenija/kak_oformit_vremennoe_zameshhenie_otsutstvujushhego_sotrudnika/116-1-0-1783

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.