Как оформить разъездной характер работы сотрудников

Устанавливаем разъездной характер работы

Как оформить разъездной характер работы сотрудников

Указание разъездного характера работы в ЛНА и трудовом договоре, с одной стороны, позволяет работодателю снизить затраты по дополнительным выплатам работникам, а также минимизировать риски привлечения к ответственности, если с работником в дороге произойдет несчастный случай.

С другой же – влечет дополнительные издержки, ведь отраслевыми соглашениями (и другими актами) могут быть установлены дополнительные гарантии работникам.

На примерах показано, как установить характер работ в локальных нормативных актах и каким образом прописать порядок выплаты компенсаций.

Законодательно не установлено, в каких случаях характер работы должен быть прописан в обязательном порядке. В данной статье мы разберемся, когда же может быть установлен разъездной характер работы, зачем прописывать территорию разъездов, а также какие надбавки и компенсации должны быть при этом установлены.

Когда необходимо указать, что характер работ разъездной

Одним из обязательных условий трудового договора предусмотрено указание в необходимых случаях характера работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Характер работы может быть разъездной, в пути, подвижной и др.

Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполнение трудовой функции которых связано непосредственно с разъездами.

Например, юрист, в должностные обязанности которого входит участие в судебных процессах, консультирование заказчиков вне местонахождения его (юриста) рабочего места и т.д.

То есть такому работнику необходимо установить разъездной характер работы, так как направление работника в поездку вне места постоянной работы может быть признано командировкой. И тогда работодателю грозят дополнительные финансовые затраты, ведь время нахождения в командировке оплачивается ­работнику исходя из его среднего заработка.

Законодатель устанавливает, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следовательно, письменная фиксация условия о разъездном характере работы позволяет работодателю снизить затраты по дополнительным выплатам работникам.

Ранее, до отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, выгода разъездного характера работы была еще в уменьшении документооборота (при служебных поездках были необязательны командировочные удостоверения и служебные задания), но это время прошло.

Получается, что установление разъездного характера работы необходимо, если выполнение трудовых обязанностей связано с возможными разъездами в черте города, в котором трудоустроен работник, либо в иной местности.

Стоит отметить, что работодатель не только уменьшает затраты по выплате заработной платы, но и минимизирует риски привлечения к ответственности.

Поясним: если с работником произойдет несчастный случай во время нахождения в служебной поездке, а работодатель не отразил его отсутствия по месту работы и в табеле учета рабочего времени была проставлена явка, то возникнет вопрос о несоблюдении законодательства и ­применении ­административной ­ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильно оформленный разъездной характер работы хотя и помогает работодателю во многом, но имеет также и свои минусы. Например, отраслевыми соглашениями могут быть установлены дополнительные гарантии и компенсации для работников, которые будут обязательными для работодателей. Но об этом скажем чуть ниже.

Фиксируем характер работы в документах

Как же установить разъездной характер работы? Для начала необходимо закрепить данное условие в трудовом договоре.

Достаточно много вопросов возникает у работников кадровой службы об указании территории разъездов. Нужно ли это? Или можно обойтись без ее упоминания? Обязанность по установлению территории разъездов при разъездном характере работы законодательно не закреплена, т.е. получается, что в случае отсутствия указания на нее каких-либо рисков для ­работодателя быть не должно.

Но, по нашему мнению, так как законом данный вопрос не урегулирован, то установление территории разъездов обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой. Одним из плюсов отсутствия в законе требований по данному вопросу является то, что работодатель может прописать территорию разъездов в тех ­пределах, которые ему необходимы.

Пример 1

Работник осуществляет трудовую деятельность в пределах столицы и пригорода, поэтому территория разъездов может быть указана как город Москва и Московская область. Если же работник перемещается по всей России, то работодатель может указать как отдельные города (в которых работник бывает чаще всего), так и всю территорию Российской Федерации. Запрета на это в законе нет.

Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы может выглядеть следующим образом: «Работнику устанавливается разъездной ­характер работы с территорией разъездов – г. Москва и Московская область».

Обратите внимание, что при установлении разъездного характера работы и территории разъездов необходимо указание в трудовом договоре места работы сотрудника со ссылкой на адрес.

Еще одним обязательным условием при разъездном характере работы является установление перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Данное требование закреплено ч.

2 ст. 168.1 ТК РФ. Таким образом, для соблюдения установленных законом норм перечни должностей, которым может быть установлен разъездной характер работы, должны быть закреплены в коллективном договоре (при его наличии), локальных нормативных актах работодателя.

При этом работодатель может разработать как отдельный локальный нормативный акт, например Положение о разъездном характере работ, так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный нормативный акт (Положение о направлении работников в командировку и служебные поездки и др.) Так, в локальном нормативном акте можно указать: «Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в Приложении 1 к настоящему Положению» и приложить соответствующий список.

Мнение эксперта

Кроме перечисленных документов, работодателю желательно иметь еще один – журнал регистрации / учета служебных поездок (местных командировок). Его наличие в организации защищает интересы как работника, так и работодателя.

Работник, отметившийся в журнале, докажет, что во время его отсутствия он не прогуливал, а был в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки сотрудников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны.

Для разработки журнала можно воспользоваться формами, утвержденными специальными актами для отдельных отраслей, см. например, приложение № 2 к Порядку использования и учета проездных документов, связанных со служебными поездками работников Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденному ­распоряжением Минтранса России от 07.04.2014 № МС-32-р.

Выглядеть журнал в небольшой компании может следующим образом.

Храниться он может, например, у секретаря, и все отъезжающие должны будут в нем регистрироваться.

Если компания средняя или крупная и в ней сложная структура, а отделы расположены удаленно, то целесообразно сделать такой журнал в каждом из структурных ­подразделений. В этом случае он может выглядеть следующим образом.

В некоторых случаях может быть полезно сделать журнал электронным и доступным по интернету, чтобы сотрудник мог зайти с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера) и отметиться.

Важный момент, который часто упускают работодатели, заводя подобный журнал, – они не ознакамливают работников с правилами его заполнения. В этом случае он теряет свою цель, поскольку ни работодатель, ни работник не смогут на него сослаться в случае конфликта.

Во избежание подобных ситуаций рекомендуем издать приказ (распоряжение) о порядке ведения журнала регистрации / учета поездок сотрудников.

В нем следует прописать не только обязанность сотрудников отмечать дату, время и цель поездки, но и обязанность непосредственных руководителей (или иного лица, например, генерального директора организации) визировать поездки подчиненных.

На практике ежедневное визирование применяется не всегда, особенно когда в компании трудится много работников. Иногда свою подпись начальник ставит в конце недели / месяца.

Но имейте в виду, во втором случае привлечь работника к ответственности за несанкционированный отъезд будет проблематично, ведь визирование было постфактум.

Однако такие периодические проверки сами по себе дисциплинируют работников, поскольку они знают, что их непосредственный начальник может в любой момент ­проверить, отсутствовали они на рабочем месте по служебным причинам или по иным.

Компенсации при разъездном характере работ

Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.

Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Мнение эксперта

Обратите внимание: Минфин России разработал проект закона, который вносит изменение в ст. 168.1 ТК РФ (URL: http://regulation.gov.ru/projects#npa=36064). В частности, из расходов, которые компенсируются работодателем при служебных поездках, предлагается исключить иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов должны быть установлены коллективным договором, соглашениями в рамках социального партнерства, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Размер суточных, компенсация расходов по проезду, порядок возмещения дополнительных затрат могут быть отражены в Положении о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

В Примере 2 приведем фрагмент ­положения, где обговаривается размер ­суточных исходя из расходов на ­питание.

Пример 2. Фрагмент Положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками

Многие работодатели считают, что обязаны дополнительно выплачивать надбавку за разъездной характер работы. По общему правилу, установление надбавки за разъездной характер работы не предусмотрено.

Однако имейте в виду, она может быть установлена отраслевыми / межотраслевыми / территориальными / региональными / межрегиональными соглашениями и нормативными правовыми актами, распространяющимися на определенные сферы деятельности.

Пример 3

Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2014-2016 годы предусматривает следующий порядок определения размеров суточных при разъездном характере работы: «В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, в коллективных договорах и локальных нормативных актах суточные за разъездной характер работы рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов – до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета ­коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках».

Кроме того, рекомендуем обратить внимание на следующие нормативные правовые акты:

  • постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 16.12.1960 № 1335/31 «Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения расходов работникам связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и шоссейных дорог, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков»;

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/deloproizvodstvo-v-kadrovoy-sluzhbe/44236-ustanavlivaem-razezdnoy-kharakter-raboty/

Как правильно оформить разъездной характер работы

Как оформить разъездной характер работы сотрудников
Скачать образец положения о разъездном характере работы 2020 года

Что это такое

Если большую часть рабочего времени сотрудник проводит за пределами организации, и такое положение не ограничено определенным сроком, то работу считают разъездной. Законодательством не установлен перечень работ, которые попадают под это определение. Следовательно, это любые профессии или должности, связанные с постоянными разъездами.

Четкого определения, что это — разъездной характер работы, в ТК РФ нет. Его составляют, исходя из судебной практики и разъяснений государственных органов. Неизменными критериями являются:

  • выполнение должностных обязанностей сотрудником предполагает разъезды;
  • большую часть рабочего времени сотрудник проводит вне организации.

Остальные критерии устанавливаются работодателем с учетом должности и выполняемых сотрудником обязанностей.

В чем выгода работодателя

Работодатель ставит такое условие работникам из-за важных преимуществ:

  • документооборот, связанный с оформлением поездок, сокращается. Нет необходимости в авансовых отчетах;
  • снижаются затраты на оплату труда, упрощается расчет заработной платы, учет рабочего времени. Выплачивать оклад дешевле, чем средний заработок, положенный при оплате служебных командировок. (по ст. 166 ТК РФ, служебные поездки при разъездном характере командировками не считаются);
  • преимущество по оплате налогов;
  • нет необходимости создавать обособленные подразделения там, где их нет, и оборудовать рабочие места;
  • увеличивается время пребывания иностранных работников на территории субъекта, не указанного в разрешительных документах.

Как оформить

Разберем, как правильно оформить разъездной характер работы конкретного сотрудника. Это условие прописывается в коллективном договоре организации (если он есть).

Если его нет, то работодателю необходимо издать локальный нормативный акт с критериями и списком должностей, которые предполагают постоянные разъезды. Кроме того, в этом документе отражают порядок и размеры выплат (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Он разрабатывается и утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа (при его наличии). Устанавливает порядок оформления поездок, форму отчета за поездки, дополнительные выплаты и прочее.

В трудовом договоре необходимо указать территорию, в пределах которой совершаются поездки, суммы доплат и надбавок.

Что компенсируют

По части оплаты изменения в разъездном характере работы с 2020 года отсутствуют. Работнику возмещают следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):

  • проезд;
  • найм жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные траты с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Изменения коснулись и правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения.

Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда № 51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды компенсаций, что и служебные командировки, но их сумма устанавливается трудовым договором. Сумма расходов при служебных поездках не ограничивается.

Образец положения о разъездной работе

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванов

Положение о разъездном характере работы

г. Москва10 января 2020 года

1. Общие положения.

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее — Положение) является локальным нормативным актом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» (далее — Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. 8, 166, 168.1 ТК РФ).

1.2. Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, регулярно выполняющим должностные обязанности за пределами организации. Перечень работ, профессий и должностей таких сотрудников устанавливается приказом генерального директора.

1.3. Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, гарантируется сохранение места работы (должности) и заработка, а также возмещение расходов, связанных с разъездным характером работы:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • компенсация за разъездной характер работы в размере, устанавливаемом приказом генерального директора;
  • иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома Общества.

1.4. На сотрудника, имеющего разъездной характер работы, распространяется общий режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в Обществе.

1.5. Если сотрудник, имеющий разъездной характер работы, направляется в поездку в выходной или праздничный день либо был специально направлен для работы в выходной или праздничный день, ему начисляют доплату или предоставляют другой день отдыха.

1.6. Сотрудник, имеющий разъездной характер работы, может быть направлен в служебную командировку (в т. ч. зарубежную), если цель командировки прямо не связана с его основной трудовой функцией (например, участие в совещании, обмен опытом и т. п.).

2. Сотрудники, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

2.1. Перечень должностей и профессий сотрудников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается приказом генерального директора.

2.2. Разъездной характер работы может быть установлен сотруднику как при его приеме на работу на должность (по профессии), установленную приказом генерального директора, так и в процессе работы у Работодателя при переводе сотрудника на такую должность (профессию).

2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного сотрудника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.

2.4.

Если при заключении (изменении) трудового договора с сотрудником, занимающим предусмотренную приказом генерального директора должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.

2.5. На работу, предусмотренную приказом генерального директора, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.

2.6.

В случае выявления у сотрудника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением, противопоказаний для выполнения указанной работы сотрудник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе сотрудника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с сотрудником подлежит прекращению в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

3. Порядок компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы.

3.1. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, ежемесячно выдается маршрутный лист, форма которого определяется отдельным приказом генерального директора. Регистрация и выдача маршрутных листов осуществляется отделом кадров.

3.2. Сотруднику, имеющему разъездной характер работы, перед поездкой выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходы по найму жилого помещения, и компенсация.

3.3. Для окончательного расчета надлежаще оформленный маршрутный лист сотрудник обязан сдать в бухгалтерию не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. К маршрутному листу сотрудник прилагает соответствующие проездные документы, квитанции по оплате гостиниц, жилых помещений и иные расходы.

3.4. Компенсация за разъездной характер работы выплачивается в соответствии с маршрутным листом сотрудника (за каждый день нахождения в разъездах).

3.5. Расходы по найму жилого помещения возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, со дня его прибытия и по день выезда в размере фактических затрат.

В пределах норм подлежат возмещению также затраты сотрудника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в размерах, предусмотренных настоящим пунктом.

3.6.

Расходы за проезд к месту работы и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются сотруднику, имеющему разъездной характер работы, в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая дополнительные услуги: сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями. Сотруднику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

3.7.

В случае временной нетрудоспособности сотрудника, имеющего разъездной характер работы, ему на общем основании выплачивается пособие по временной нетрудоспособности за период болезни, подтвержденный листком нетрудоспособности, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда сотрудник находится на стационарном лечении) и выплачивается компенсация в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к работе или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

4. Заключительные положения.

4.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения и действует бессрочно.

4.2. Настоящее Положение применяется к трудовым отношениям, возникшим до вступления его в действие.

Главный бухгалтер Б.Б. Борисова

Начальник отдела кадров А.А. Александрова

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-pravilno-oformit-razezdnoy-kharakter-raboty

Для кадровика о разъездном характере работы

Как оформить разъездной характер работы сотрудников

Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства

В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы.

Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г.

Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации. 

В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий. 

Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте. 

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт центра правового обслуживания 

Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.

Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.

Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.

Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»

Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.

Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.

Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:

  • в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
  • в трудовом договоре с работником.

Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная.

В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания 

Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.

Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.  

Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD

Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.

В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.

Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.

Какие расходы нужно возместить работнику

Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву

При возмещении расходов можно использовать два варианта:

1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).

2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор (ст. 168.1 ТК РФ).

Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин.

Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.

В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты.

В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок.

При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.

Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.

Источник: https://kontur.ru/articles/4773

Как установить разъездной характер работы работнику

Как оформить разъездной характер работы сотрудников

Вопрос: Как установить разъездной характер работы работнику?

Ответ: Для установления разъездного характера работы необходимо издать ЛНА или внести изменения в коллективный договор или иной ЛНА, содержащий порядок возмещения расходов, связанных с поездками работников, утвердить перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы, инициировать внесение соответствующих изменений в трудовые договоры.

Обоснование: По мнению Роструда, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Статья 166 ТК РФ содержит указание на то, что постоянная работа, которая имеет разъездной характер, не признается служебной командировкой.

Основания и оформление разъездного характера работы работнику

Условие о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом действующее законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы, а также не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной. Конкретный перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами (например, приказом) (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

Соответственно, если трудовая функция работников предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель должен включить данных работников в перечень должностей с разъездным (подвижным) характером работы.

Таким образом, закон не устанавливает конкретных критериев отнесения работы к разъездной, тем не менее из содержания ряда норм ТК РФ можно выделить признаки, квалифицирующие данный характер работы. А именно разъездной характер работы:

– относится к условиям, определяющим характер работы, то есть фактически отражает содержание трудовой функции (ст. 57 ТК РФ);

– предполагает служебные поездки работников на постоянной основе (ч. 1 ст. 166 ТК РФ);

– допускает проживание работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ).

Основываясь на приведенных признаках, работодатель может самостоятельно установить должности (профессии), которые относятся к разъездному характеру работы.

Трудовым законодательством не определен порядок документального оформления разъездного характера работы. Однако для соблюдения норм трудового законодательства следует выполнить следующие действия.

1. Отразить условие о разъездном характере работы в трудовом договоре с работником.

Если разъездной характер работы устанавливается работнику при его приеме на работу, то данное условие сразу закрепляется в трудовом договоре. Если уже трудоустроенному работнику, – то путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. В случае несогласия последнего работодатель (при наличии оснований и соблюдении процедуры) может прибегнуть к нормам ст. 74 ТК РФ.

Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы, в случае когда трудовые обязанности будут выполняться за пределами одного населенного пункта, может выглядеть следующим образом: “Выполняемая в соответствии с настоящим трудовым договором работа носит разъездной характер. Разъездная работа осуществляется в пределах г. Москвы и Московской области (территория, в пределах который работник осуществляет трудовую деятельность)”. Работодатель может прописать территорию разъездов в тех пределах, которые ему необходимы, законом это не запрещено.

Кроме того, в должностных инструкциях или иных документах, определяющих круг должностных обязанностей работников, также необходимо прописывать, что их работа носит разъездной характер.

2. Утвердить перечень работ, профессий и должностей, которые носят разъездной характер, в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации.

Как было указано, обязательным условием при разъездном характере работы является установление перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

При этом работодатель может разработать как отдельный локальный нормативный акт (например, положение о разъездном характере работы), так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный акт (например, правила внутреннего трудового распорядка).

При этом сам список должностей не обязательно указывать в тексте локального нормативного акта, он может идти как приложение к нему. Так, в локальном нормативном акте можно указать: “Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в приложении к настоящему положению” и приложить соответствующий список.

Либо перечень должностей работников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом работодателя, а в положении о разъездном характере работ прописать порядок возмещения работникам расходов и определить формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников.

Издание отдельного приказа об установлении разъездного характера работы имеет смысл и для того, чтобы соответствующий статус работника стал известен заинтересованным должностным лицам работодателя. Так, о необходимости начислять конкретному работнику надбавку бухгалтер узнает непосредственно из приказа.

Разработанный локальный нормативный акт или изменения в действующем документе должны быть утверждены приказом работодателя. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с локальным нормативным актом под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

3. Установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации порядок документационного подтверждения поездок.

Работодатель вправе предусмотреть в локальном нормативном акте перечень оправдательных документов. При этом целесообразно предусмотреть документы для ближних и дальних поездок.

К примеру, расходы работника на городской или муниципальный транспорт подтвердят проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, если работник использует личный или служебный автотранспорт – путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции.

Проживание в гостинице может удостоверить кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

4. Прописать размер и порядок выплаты надбавки в трудовом и (или) коллективном договоре.

Поскольку ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работникам с разъездным характером работы предусмотрены дополнительные выплаты, в локальных актах организации также необходимо прописать порядок и размеры возмещения расходов, связанных с разъездами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Кроме перечисленных документов, работодателю желательно разработать формы документального контроля за передвижениями работников, например, журнал регистрации (учета) служебных поездок.

Отметка в журнале будет свидетельствовать о том, что работники не прогуливали, а были в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки работников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны. Кроме того, можно предусмотреть журнал в электронном виде.

Порядок ведения журнала регистрации (учета) поездок работников утверждается приказом работодателя, с которым работники должны быть ознакомлены.

Таким образом, работодатель имеет право утвердить свои собственные локальные нормативные акты, должностные инструкции, положения, регламенты, где будут урегулированы отношения с работниками, для которых предусмотрен разъездной характер работы.

Гарантии и компенсации при разъездном характере работы

Законодатель определяет гарантии как средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 164 ТК РФ).

Компенсации, в свою очередь, представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ч.

2 ст. 164 ТК РФ).

В соответствии с ч. 1 ст. 129 ТК РФ к компенсационным выплатам в том числе относятся доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Статья 149 ТК РФ предусматривает дополнительную оплату труда за выполнение работ в условиях, отклоняющихся от нормальных, в виде выплат, предусмотренных законодательством и локальными актами, а также трудовым договором.

Открытый перечень этой нормы не упоминает о разъездном характере работы, однако позволяет отнести его к условиям труда, отклоняющимся от нормальных, поскольку с правовой точки зрения нормальными считаются условия труда, не имеющие никаких особенностей, установленных трудовым законодательством, коллективным договором и трудовым договором.

Выплата таких надбавок к заработной плате не требует какого-либо документального подтверждения. Основаниями для их начисления являются положения коллективного или трудового договора, в котором предусмотрен разъездной характер работы и установлен фиксированный размер надбавок.

Кроме того, определенные правила выплаты надбавки за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отраслевыми соглашениями, соответственно, организации, присоединившиеся к такому соглашению, должны руководствоваться соответствующими правилами, то есть выплачивать работникам такую надбавку.

Помимо предоставления общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ и иными нормативными правовыми актами, работодатель, согласно ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ, возмещает работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Следует отметить, что гарантия сохранения среднего заработка на период служебной поездки не предусмотрена для работников, чья работа имеет разъездной характер. Указанным работникам работодатель возмещает перечисленные выше расходы, связанные со служебными поездками.

Установленный ст. 168.1 ТК РФ перечень возмещаемых расходов является открытым и может быть расширен работодателем. При этом предельные величины сумм возмещения расходов также не ограничиваются ст. 168.1 ТК РФ, их размер соответствующим образом устанавливается работодателем (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Однако работодатель не вправе необоснованно занижать суммы компенсаций.

В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом. Соответственно, компенсации, подлежащие выплате за разъездной характер работы, необходимо документально подтвердить. В качестве документов, подтверждающих разъездные расходы, могут быть:

– документы, подтверждающие факт служебной поездки (маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

– документы, подтверждающие оплату расходов (проездные билеты, квитанции, чеки на бензин и т.п.).

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d8c49a48600e100b1669360/kak-ustanovit-razezdnoi-harakter-raboty-rabotniku-5d8c69624e057700b1d6ddd7

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.